O que é?
Sped significa Sistema Público de Escrituração Digital. Trata-se de uma solução tecnológica que oficializa os arquivos digitais das escriturações fiscal e contábil dos sistemas empresariais dentro de um formato específico e padronizado.
De forma objetiva, o Sped pode ser entendido como um software que será disponibilizado pela Receita Federal para todas as empresas a fim de que elas mantenham e enviem a este órgão informações de natureza fiscal e contábil (a partir da escrituração digital mantida nas empresas) e informações previdenciárias, bem como os Livros Fiscais, Comerciais e Contábeis gerados a partir da escrituração (já registrados nos órgãos do Comércio), além das Demonstrações Contábeis.
O contribuinte poderá validar esses arquivos, assinar digitalmente, visualizar seu conteúdo e transmitir eletronicamente seus dados para os órgãos de registro e para os fiscos das diversas esferas.
Para que serve o SPED?
O sistema foi criado para simplificar o cumprimento das obrigações acessórias das empresas em relação à sua contribuição tributária, além de propor a integração e padronização das informações federais, estaduais e municipais e facilitar a fiscalização dos órgãos reguladores. Em resumo, o objetivo do SPED é reduzir um pouco a burocracia que limita o desenvolvimento das empresas brasileiras e criar um ambiente mais saudável de negócios no país.
Quais documentos fazem parte do SPED?
O sistema engloba diversos processos importantes para a legalidade da empresa, informatizando várias áreas diferentes:
Escrituração Fiscal Digital (EFD);
Escrituração Contábil Digital (ECD);
Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
e-Financeira;
eSocial;
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).
Com a modernização pelo SPED, tarefas desde emissão de notas fiscais às obrigações trabalhistas passaram a ser realizadas pela internet e não mais manualmente. Para garantir a segurança das operações, para utilizar o sistema é importante possuir um Certificado Digital – uma espécie de assinatura virtual, que pode ser adquirida em nosso Escritório. Esta certificação deve ser válida pelo padrão ICP Brasil.
Todas estas mudanças modernizaram o cumprimento das obrigações acessórias fiscais e contábeis. Mas você sabe como elas funcionam? Vamos conhecer um pouco mais sobre três delas: a EFD; ECD e ECF.
Escrituração Fiscal Digital (EFD)
Também conhecida como SPED Fiscal, a EFD é uma obrigação acessória que as empresas devem cumprir mensalmente. Ela é subdividida em três partes:
1- EDF Contribuições: usada para a escrituração da contribuição relacionada ao PIS/PASEP e Cofins;
2- EFD ICMS IPI: neste documento digital devem ser registradas todas as operações que possam influenciar na apuração dos dois tributos;
3- EFD Reinf: neste módulo é feita a escrituração dos rendimentos pagos e retenções do Imposto de Renda e as informações sobre a receita bruta da empresa para apurar as contribuições previdenciárias substituídas.
Estas informações devem passar primeiramente por uma verificação no Programa Validador e Assinador (PVA), disponível pelo próprio SPED no site da Receita Federal. Após esta validação, incluindo a garantia do Certificado Digital, os dados são transformados em arquivo digital e encaminhados ao fisco.
Apesar de ser mais prático do que o método manual, o empreendedor deve ter atenção no momento de preencher os dados da EFD, pois informações incorretas poderão prejudicar a operação. Cuidado na hora de informar o CFOP, NCM e as alíquotas referentes – estes são alguns dos equívocos mais frequentes ao preencher os campos de acordo com a Receita Federal.
Escrituração Contábil Digital (ECD)
A ECD é uma obrigação acessória que substitui as seguintes escriturações manuais:
1- Livro Diário e seus auxiliares, se houverem;
2- Livro Razão e seus auxiliares, se houverem;
3- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transmitidos.
A entrega destes documentos é feita anualmente, até o último dia útil de maio, e os dados declarados devem ser os referentes ao ano anterior do envio do relatório. Assim como no caso do EFD, antes de encaminhar o arquivo digital ao SPED as informações também devem passar pelo PVA para serem analisadas e validadas. O programa pode ser baixado no site da Receita Federal.
Atenção: o envio da ECD não é obrigatório para as micro e pequenas empresas enquadradas no Simples Nacional.
Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
Esta obrigação acessória substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Este documento deve ser enviado todos os anos, até o último dia útil do mês de julho, e seus dados são referentes ao ano anterior do envio do relatório.
A ECF é exigida para as empresas tributadas pelo lucro real, arbitrado ou presumido – mesmo para aquelas que são imunes ou isentas. Já os negócios enquadrados pelo Simples Nacional, pessoas jurídicas inativas, órgãos públicos, autarquias e fundações públicas não são obrigadas a enviar este documento.
Os dados declarados no ECF devem ser validados pelo PVA antes de serem enviados para o SPED. Para isso, basta baixar o programa no site da RF.
Evite problemas com o fisco
EFD, ECD, ECF, SPED… são tantas siglas e obrigações! Para facilitar e agilizar sua vida e manter sua empresa dentro dos padrões legais, você precisa de um serviço de contabilidade que conheça sua empresa e que realize as apurações e cálculos de cada imposto corretamente, para que você não acabe pagando mais do que deveria.
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